Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty 3.4.2024

1 Yksityisyytesi suojaaminen

Wario Physics Oy (y-tunnus 2987200-5) on toiminnassaan sitoutunut noudattamaan asiakkaidensa henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä suojatakseen asiakkaidensa yksityisyyttä heidän käyttäessään Warion palveluita. Wario käsittelee keräämiään asiakasta koskevia asiakastietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen ehtojen mukaisesti.

2 Rekisterinpitoa koskevat yleiset tiedot

Henkilörekisterin nimi:
Wario Physics Oy:n asiakasrekisteri (“Asiakasrekisteri”).

Asiakasrekisterin yhteyshenkilö:

Wario Physics Oy (y-tunnus 2987200-5)
Eerikinkatu 9 A, 00100 Helsinki

Pinja Waris
+358 504639945
pinja.waris@wario.fi

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaan tietoja käsitellään tässä Asiakasrekisterin tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla silloin, kun asiakas liittyy Warion asiakkaaksi. Wario käsittelee asiakkaan henkilötietoja asiakassuhteeseen perustuvan Warion oikeutetun edun sekä asiakkaan antaman suostumuksen perusteella ja asiakkaan ja Warion välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• asiakasyhteydenpito;
• asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja sähköisen suoramarkkinoinnin hoitaminen;
• palvelun ja hoidon ohjaaminen ja organisointi; sekä
• asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen käsittely;

Warion asiakkaaksi tulon edellytyksenä on, että henkilöstä voidaan tallentaa tietoja Asiakasrekisteriin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

4 Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Asiakkuusrekisterin tiedot ovat ensisijaisesti asiakkaan Wariolle antamia tietoja tai hänen Wariolta tilaamiensa palveluiden käytöstä muodostettuja tietoja. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Wario kerää henkilötietoja suoraan asiakkaaltaan seuraavissa yhteyksissä:

• asiakkaan tilatessa ja käyttäessä Warion palveluita;
• asiakkaan vastatessa Warion asiakaskyselyihin tai antaessa Wariolle palautetta tai ollessa Warioon muuten yhteydessä.

Asiakasrekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

• asiakkaan perustiedot (muun muassa koko nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot kuten osoite, kotikunta, sähköposti ja puhelinnumero);
• muut yksilöintitiedot (muun muassa syntymävuosi, sukupuoli, tieto asiakkaan tilaamista Warion palveluista ja niiden muutoksista, henkilön edustama yritys/organisaatio ja asema mainitussa yrityksessä/organisaatiossa);
• asiakkaan käyttämää laitetta tai profiileja koskevat tiedot (muun muassa verkkoyhteyden IP-osoite sekä tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa);
• asiakkuuden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (muun muassa asiointikieli, äidinkieli, tieto asiakkaan suosimasta yhteydenpitotavasta, asiointia koskevat tiedot, asiakaspalautetiedot sekä laskutus-, maksu- ja perintätiedot);
• asiakkaan itse antamat tiedot omasta terveydestään ja elintavoistaan;
• asiakkaan yhteyshenkilön (mukaan lukien potilaan nimeämä lähiomainen, laillinen edustaja sekä alaikäisen potilaan huoltaja(t)) yhteystiedot;
• palveluiden käytöstä kerätyt tiedot (muun muassa tiedot siitä, missä toimipisteissä asiakas on asioinut);
• tietojen luovuttamista koskevat asiakkaan suostumukset ja kiellot;
• alaikäisen potilaan osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot;
• edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

Wario voi lisäksi lainsäädännön sallimissa rajoissa yhdistää asiakkaan tietoja tai täydentää niitä muista lähteistä saatavilla sekä tällaisista lähteistä johdetuilla tiedoilla. Tällaisia muita lähteitä ovat esimerkiksi julkisista rekistereistä, kuten Väestörekisterikeskuksesta saatavat tiedot.

5 Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet

Wario noudattaa asiakastietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita. Wario varmistaa aina asiakastietoja käsitellessään, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

Asiasrekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja niiden käsittelyyn osallistuvat henkilöt ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Wario rajoittaa asiakastietoja käsittelevien henkilöiden piiriä siten, että niihin on pääsy vain sellaisella Warion henkilöstöllä ja alihankkijoilla, jolla on työtehtäviensä perusteella tarve niitä käsitellä.

Tietokannat, joihin Asiakasrekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.

6 Tietojen luovutukset ja siirrot

Wario voi luovuttaa asiakkaan henkilötietoja kolmansille osapuolille vain niissä tilanteissa, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa. Wario voi siirtää henkilötietoja palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja Warion toimeksiannosta. Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti myös sille ammatinharjoittajalle, jolta asiakas on tilannut palvelun.

Edellä kuvatun lisäksi asiakastietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen takia osaa asiakastiedoista saatetaan fyysisesti säilyttää ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niistä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Käyttäessään alihankkijoita Wario varmistaa myös näiden toimivan tietosuojalainsäädännön mukaisesti tekemällä tarvittavat henkilötietojen käsittelysopimukset. Wario ei pääsääntöisesti siirrä asiakastietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mahdollisten siirtojen osalta noudatamme voimassa olevia lakeja ja asetuksia.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisteriin kerättyjä asiakastietoja säilytetään 30 vuoden ajan, ellei lainsäädännöstä johdu muuta.

8 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa Asiakasrekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot. Mikäli rekisteröity on lapsi, myös tämän huoltajalla on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa lastaan koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna Asiakasrekisterin yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti Asiakasrekisterin yhteyshenkilön luona. Wario pidättää oikeuden periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, mikäli rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia kirjallisesti virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä Asiakasrekisterin yhteyshenkilöön. Kirjallinen korjauspyyntö on yksilöitävä ja perusteltava. 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on lisäksi oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä sekä muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Mikäli rekisteröidyllä tai tämän edustajalla on kysyttävää asiakastietojensa käsittelystä, tästä tietosuojaselosteesta tai oikeuksiensa käyttämisestä, tämä voi ottaa yhteyttä selosteen alussa listattuun Asiakasrekisterin yhteyshenkilöön.

Wario pyrkii aina ratkaisemaan mahdollisen epäselvyyden suoraan rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva erimielisyys myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.